Báo cáo doanh thu xưởng in: nên xem những con số nào?
Báo cáo doanh thu của xưởng in là bảng tổng hợp số tiền xưởng bán được trong một khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng), kèm theo số đơn, khách hàng và tiền đã thu, còn nợ. Nhiều chủ xưởng có làm báo cáo doanh thu, nhưng chỉ nhìn đúng một con số tổng rồi thôi. Con số đó cho biết tháng này “được” hay “không được”, nhưng không cho biết vì sao, và tháng sau nên làm gì khác.
Bài này chia sẻ những con số anh/chị nên xem trong báo cáo doanh thu xưởng in, cách tự làm bằng Excel và lúc nào nên để phần mềm tự tổng hợp. ill.vn ra đời từ một xưởng in ở TP.HCM, nên các ví dụ dưới đây là chuyện quen thuộc trong xưởng. Anh/chị muốn xem báo cáo tự động chạy ra sao có thể dùng thử miễn phí hoặc nhắn Zalo 0938 237 009.
Báo cáo doanh thu là gì, khác gì sổ thu chi?
Doanh thu là tổng giá trị các đơn hàng xưởng đã bán (đã chốt, đã làm), không phải số tiền đang có trong tài khoản. Còn sổ thu chi ghi tiền vào, tiền ra thực tế mỗi ngày. Hai thứ này hay bị lẫn với nhau:
- Tháng này xưởng làm 120 triệu tiền đơn, nhưng khách mới trả 90 triệu: doanh thu là 120 triệu, tiền thu được là 90 triệu, 30 triệu còn lại là công nợ (tiền khách còn nợ xưởng).
- Tháng này xưởng thu được nhiều tiền vì khách cũ trả nợ tháng trước, nhưng đơn mới ít: tiền về nhiều mà doanh thu thật lại giảm.
Vì vậy, một báo cáo doanh thu có ích phải đặt doanh thu, tiền đã thu và công nợ cạnh nhau. Nhìn một con số thì dễ vui sớm hoặc lo không đúng chỗ.
5 con số nên có trong báo cáo doanh thu xưởng in
Không cần báo cáo dài. Với xưởng in nhỏ và vừa, 5 con số sau là đủ để biết xưởng đang khỏe hay yếu ở đâu.
| Con số | Cách tính | Cho anh/chị biết điều gì |
|---|---|---|
| Doanh thu | Tổng giá trị đơn đã chốt trong kỳ | Quy mô bán hàng tháng này so với tháng trước |
| Số đơn | Đếm số đơn trong kỳ | Lượng việc của xưởng, có cần thêm người, thêm ca không |
| Giá trị trung bình một đơn | Doanh thu ÷ số đơn | Khách đặt đơn lớn hay toàn đơn lẻ, nhỏ |
| Tiền đã thu và công nợ | Tiền đã nhận / phần khách còn nợ | Doanh thu đã thành tiền thật chưa |
| Doanh thu theo nhóm sản phẩm, theo khách | Cộng doanh thu theo từng loại (danh thiếp, tem nhãn, hộp, tờ rơi…) và từng khách | Mặt hàng nào, khách nào đang nuôi xưởng |
Doanh thu theo nhóm sản phẩm: con số hay bị bỏ qua nhất
Xưởng in thường làm nhiều loại: danh thiếp, tem nhãn, tờ rơi, hộp giấy, bao thư, biểu mẫu… Mỗi loại có mức lời khác nhau. Có tháng doanh thu tăng, nhưng tăng toàn ở nhóm làm gấp, lời mỏng. Chia doanh thu theo nhóm sản phẩm giúp anh/chị biết nên đẩy chào hàng nhóm nào, nhóm nào chỉ nên nhận khi khách quen đặt kèm.
Doanh thu theo khách: biết ai đang “gánh” xưởng
Ở nhiều xưởng, vài khách công ty đặt đều đặn chiếm phần lớn doanh thu. Biết được điều này thì anh/chị sẽ chăm sóc nhóm khách đó kỹ hơn, và cũng thấy được rủi ro nếu một khách lớn ngưng đặt. Phần này nối thẳng với việc quản lý khách hàng: có lịch sử đơn của từng khách thì mới cộng được doanh thu theo khách.
Nên xem báo cáo theo ngày, tuần hay tháng?
- Hằng ngày: chỉ cần xem nhanh số đơn mới và tiền đã về trong ngày. Mục đích là không sót đơn, không sót khoản thanh toán.
- Hằng tuần: xem công nợ: đơn nào đã giao mà chưa thu, đơn nào quá hẹn trả. Đây là lúc nhắc khách, đừng để dồn tới cuối tháng.
- Hằng tháng: xem đủ 5 con số ở trên, so với tháng trước và cùng kỳ năm trước. Mùa cao điểm in ấn (cuối năm, trước Tết, mùa khai trương) doanh thu tăng là bình thường, so cùng kỳ mới thấy xưởng tăng trưởng thật hay không.
Cách tự làm báo cáo doanh thu bằng Excel
Nếu xưởng đang ghi đơn bằng Excel, anh/chị có thể làm báo cáo doanh thu ngay từ file đó. Điều kiện là mỗi đơn nằm trên một dòng, có đủ các cột: ngày, mã đơn, khách hàng, nhóm sản phẩm, thành tiền, đã thu, còn nợ. Cách đặt cột chi tiết có trong bài file quản lý đơn hàng bằng Excel cho xưởng in.
Từ bảng đơn, làm báo cáo theo các bước:
- Tạo cột Tháng từ cột ngày, ví dụ công thức
=TEXT(A2;"mm/yyyy")(tùy máy, dấu phân cách là chấm phẩy hoặc dấu phẩy). - Dùng Pivot Table (bảng tổng hợp có sẵn trong Excel): kéo Tháng vào hàng, Thành tiền, Đã thu, Còn nợ vào giá trị, chọn “Sum” (cộng tổng).
- Thêm một Pivot Table nữa theo Nhóm sản phẩm và một bảng theo Khách hàng để xem doanh thu theo nhóm, theo khách.
- Số đơn dùng “Count” (đếm) trên cột mã đơn; giá trị trung bình một đơn lấy tổng thành tiền chia số đơn.
Cách này dùng được, nhưng có 3 chỗ hay sai: nhập đơn trễ (đơn chốt qua Zalo mà chưa ai ghi vào file), cột đã thu không cập nhật (tiền về nhưng chưa ai đánh dấu), và nhiều người sửa chung một file nên lệch số. Báo cáo chỉ đúng khi dữ liệu đơn và tiền được cập nhật đều.
Khi nào nên để phần mềm tự làm báo cáo?
Khi anh/chị bắt đầu thấy mất nửa ngày cuối tháng chỉ để gộp số, hoặc số trong báo cáo không khớp với tiền trong tài khoản, đó là lúc nên chuyển. Báo cáo tự động không có gì bí ẩn: đơn hàng được ghi ngay khi chốt, tiền về được khớp vào đơn, nên báo cáo chỉ việc cộng lại.
Trong ill.vn, phần báo cáo & thống kê làm theo đúng cách đó:
- Tự tổng hợp doanh thu, số lượng đơn và công nợ theo ngày/tháng, xem trực tiếp trên hệ thống, không phải tự cộng.
- Số liệu lấy từ quản lý đơn hàng và đối soát tiền tự động, nên khi khách chuyển khoản ghi đúng mã đơn, phần đã thu và còn nợ được cập nhật theo (xem thêm bài đối soát chuyển khoản theo mã đơn).
- Báo cáo cơ bản có trong tất cả các gói, kể cả gói Cơ bản. Báo cáo nâng cao dành cho gói lớn hơn, anh/chị xem chi tiết tại trang Bảng giá.
Muốn hiểu bức tranh chung về một hệ thống quản lý cho xưởng, anh/chị có thể đọc bài trụ cột phần mềm quản lý xưởng in cần những tính năng gì.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo doanh thu xưởng in nên có những mục nào?
Tối thiểu nên có: doanh thu, số đơn, giá trị trung bình một đơn, tiền đã thu và công nợ, doanh thu theo nhóm sản phẩm và theo khách hàng. Xem theo tháng và so với tháng trước.
Doanh thu khác tiền thu được như thế nào?
Doanh thu là tổng giá trị đơn đã bán. Tiền thu được là phần khách đã thực trả. Phần chênh lệch là công nợ. Xưởng có thể doanh thu cao nhưng thiếu tiền nếu công nợ lớn.
Xưởng nhỏ có cần làm báo cáo doanh thu không?
Có, nhưng chỉ cần gọn: mỗi tháng xem doanh thu, số đơn và công nợ. Thói quen này giúp anh/chị biết tháng nào yếu để chủ động chào hàng, không phải đợi tới lúc thiếu tiền mới biết.
Có mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel cho xưởng in không?
Anh/chị có thể tự làm từ file đơn hàng: mỗi đơn một dòng, rồi dùng Pivot Table để cộng theo tháng, nhóm sản phẩm và khách. Cách đặt cột có trong bài file quản lý đơn hàng bằng Excel ở trên.
Báo cáo trong ill.vn có cần nhập số liệu riêng không?
Không. Báo cáo được tổng hợp từ đơn hàng và thanh toán đã có trên hệ thống, nên chỉ cần ghi đơn và đối soát tiền như bình thường là báo cáo tự lên.
Xem báo cáo doanh thu của chính xưởng mình
Anh/chị có thể dùng thử miễn phí 1 tháng, không cần thẻ thanh toán, nhập vài đơn thật của xưởng để xem báo cáo doanh thu, đơn hàng và công nợ tự lên như thế nào. Cần tư vấn trước thì nhắn Zalo 0938 237 009, đội ill.vn hướng dẫn từng bước.