File quản lý đơn hàng bằng Excel cho xưởng in: mẫu cột, công thức
Một file quản lý đơn hàng bằng Excel cho xưởng in chỉ cần 4 sheet: Đơn hàng, Khách hàng, Bảng giá và Thu tiền – công nợ, nối với nhau bằng mã đơn. Làm đúng từ đầu, file này đủ dùng khi xưởng còn ít đơn và một người phụ trách. Bài này chia sẻ mẫu cột chúng tôi thấy hợp với nghề in, vài công thức hay dùng, và các dấu hiệu cho thấy đã đến lúc chuyển sang phần mềm.
ill.vn ra đời từ chính một xưởng in ở TP.HCM, nên những gì dưới đây là cách làm quen thuộc của dân trong nghề chứ không phải mẫu chung cho cửa hàng bán lẻ.
Vì sao mẫu Excel bán lẻ không hợp với xưởng in?
Vì mẫu bán lẻ coi mỗi sản phẩm là một mã hàng có giá cố định, còn xưởng in bán theo quy cách. Cùng là “danh thiếp” nhưng khác khổ, khác loại giấy, in một hay hai mặt, có cán màng hay không thì giá đã khác. Đơn còn phải qua bước duyệt mẫu, hẹn ngày giao, thu cọc rồi thu nốt.
Các mẫu file tải miễn phí trên mạng thường chỉ có cột “tên sản phẩm – số lượng – đơn giá”. Dùng cho xưởng in, anh/chị sẽ phải nhét hết quy cách vào cột ghi chú, và đến lúc cần lọc “đơn nào in giấy C300 tuần này” thì không lọc được.
File nên có những sheet nào?
Nên tách thành 4 sheet, mỗi sheet một việc. Gộp tất cả vào một bảng dài sẽ rất nhanh rối.
- Đơn hàng: mỗi đơn một dòng, là sheet làm việc chính hằng ngày.
- Khách hàng: tên, số điện thoại, Zalo, địa chỉ giao, tổng nợ hiện tại.
- Bảng giá: giá theo từng cặp khổ × loại giấy (và gia công nếu có).
- Thu tiền – công nợ: mỗi lần khách trả tiền là một dòng, ghi kèm mã đơn.
Sheet Đơn hàng cần những cột nào?
Cần đủ ba nhóm thông tin: ai đặt, đặt gì theo quy cách nào, và đơn đang ở đâu – đã thu bao nhiêu. Dưới đây là bộ cột gợi ý, anh/chị có thể bớt cột nào xưởng không dùng.
| Cột | Ghi gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mã đơn | DH-0001, DH-0002… | Gõ theo dãy tăng dần, không trùng. Đây là “chìa khóa” nối các sheet. |
| Ngày nhận | Ngày khách chốt đơn | Để định dạng ngày, không gõ chữ. |
| Khách hàng | Tên khách | Chọn từ danh sách ở sheet Khách hàng để không gõ mỗi lần một kiểu. |
| Sản phẩm | Danh thiếp, tờ rơi, hộp giấy… | Dùng danh sách thả xuống. |
| Khổ | A4, A5, 9×5,5 cm… | Tách riêng cột để lọc và tra giá được. |
| Loại giấy | C150, C300, Ivory… | Tách riêng cột. |
| Gia công | Cán màng, bế, ép kim… | Có thể để trống. |
| Số lượng | Số tờ / số hộp | Chỉ gõ số. |
| Đơn giá, Thành tiền | Giá một đơn vị và tổng | Thành tiền dùng công thức. |
| Đã thu, Còn nợ | Tiền cọc / đã trả và phần còn lại | Đã thu lấy từ sheet Thu tiền. |
| Trạng thái | Mới, Chờ duyệt mẫu, Đang in, Gia công, Hoàn thành, Đã giao | Danh sách thả xuống, không gõ tay. |
| Hạn giao | Ngày hẹn khách | Dùng để tô màu đơn trễ. |
| Người phụ trách, Ghi chú | Ai lo đơn, link file thiết kế | Giúp tra lại khi khách hỏi. |
Điểm hay bị bỏ qua nhất là tách Khổ và Loại giấy thành cột riêng. Chỉ cần vậy là anh/chị lọc được đơn theo giấy để gom in chung, và tra giá tự động từ sheet Bảng giá.
Những công thức Excel nào hay dùng nhất?
Chỉ cần 5–6 công thức là file chạy được. Ví dụ dưới đây giả sử sheet Đơn hàng có Mã đơn ở cột A, Khách hàng cột C, Sản phẩm cột D, Khổ cột E, Loại giấy cột F, Số lượng cột H, Đơn giá cột I, Thành tiền cột J, Đã thu cột K, Còn nợ cột L, Trạng thái cột M, Hạn giao cột N.
- Thành tiền:
=H2*I2 - Còn nợ:
=J2-K2 - Đã thu (cộng mọi lần trả của đơn đó ở sheet Thu tiền, mã đơn cột A, số tiền cột C):
=SUMIFS(ThuTien!C:C,ThuTien!A:A,A2) - Tra đơn giá theo khổ và giấy (sheet BangGia: Khổ cột A, Giấy cột B, Giá cột C):
=SUMIFS(BangGia!C:C,BangGia!A:A,E2,BangGia!B:B,F2). Cách này chạy được trên cả bản Excel cũ, miễn mỗi cặp khổ × giấy chỉ có một dòng. - Tổng nợ của một khách (ở sheet Khách hàng, tên khách cột A):
=SUMIFS(DonHang!L:L,DonHang!C:C,A2) - Đếm đơn đang in:
=COUNTIFS(M:M,"Đang in")
Thêm hai thiết lập nhỏ mà rất đáng làm:
- Danh sách thả xuống (Data → Data Validation → List) cho cột Trạng thái, Sản phẩm, Khách hàng. Gõ tay “đang in”, “Đang In”, “dang in” là ba giá trị khác nhau và công thức đếm sẽ sai.
- Tô màu đơn trễ bằng Conditional Formatting, quy tắc dạng công thức:
=AND($N2<TODAY(),$M2<>"Đã giao"). Mở file ra là thấy ngay đơn nào quá hạn.
Nếu máy đặt định dạng vùng Việt Nam, Excel có thể yêu cầu dấu chấm phẩy (;) thay cho dấu phẩy trong công thức. Tên sheet trong công thức nên viết không dấu, không khoảng trắng cho dễ gõ.
Dùng file Excel thế nào để ít sai nhất?
Quy tắc quan trọng nhất: một người giữ file, một nơi lưu file. Phần lớn rắc rối đến từ việc có nhiều bản sao.
- Mỗi đơn chỉ nằm trên một dòng, không gộp ô, không chèn dòng trống giữa bảng.
- Không xóa đơn đã hủy, chỉ đổi trạng thái thành “Hủy” để còn tra lại.
- Cuối ngày đối chiếu cột Đã thu với tiền thực nhận trong tài khoản.
- Sao lưu file định kỳ, đặt tên có ngày để quay lại khi lỡ ghi đè.
- Khóa (Protect Sheet) các cột công thức để không ai lỡ tay gõ đè.
Lúc nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm?
Khi thời gian “chăm” file bắt đầu nhiều hơn thời gian chăm khách. Excel không sai, chỉ là nó không được làm cho nhiều người cùng nhận đơn, thu tiền và trả lời tin nhắn một lúc. Anh/chị gặp từ ba dấu hiệu dưới đây trở lên thì nên tính chuyện đổi:
- Nhiều người cùng sửa file, thỉnh thoảng có bản bị ghi đè hoặc hai bản lệch nhau.
- Cuối ngày phải dò sao kê để biết khoản chuyển khoản nào là của đơn nào.
- Đơn đến qua Zalo rồi phải chép tay vào file, có hôm sót đơn vì tin nhắn bị trôi.
- Báo giá lặp đi lặp lại: ngày nào cũng tính lại giá cho những câu hỏi gần giống nhau, kể cả ngoài giờ.
- Quên nhắc nợ vì phải tự lọc file mới biết khách nào còn nợ, nợ bao lâu.
- Không biết ngay khi có đơn mới hay tiền vào, phải mở file hoặc tài khoản ra xem.
Khi chuyển, không cần bỏ file cũ ngay. Cách nhẹ nhàng là nhập các đơn mới vào phần mềm, giữ file Excel để tra cứu đơn cũ, rồi chuyển dần danh sách khách quen. Bài phần mềm quản lý xưởng in cần những tính năng gì có danh sách đầy đủ để anh/chị so khi chọn.
ill.vn thay file Excel ở những chỗ nào?
ill.vn là phần mềm quản lý bán hàng cho xưởng in và các mô hình bán theo đơn. Mỗi sheet trong file Excel ở trên đều có phần tương ứng, và những việc phải làm tay thì được làm tự động:
- Đơn hàng: mỗi đơn có trạng thái rõ ràng từ lúc tạo tới khi giao, xem được đơn nào trễ hoặc sắp tới hạn.
- Bảng giá: tính giá in tự động cho 11 loại sản phẩm in theo khổ giấy, loại giấy, số lượng.
- Thu tiền: đối soát tiền tự động — khách chuyển khoản ghi đúng mã đơn, hệ thống tự nhận diện và đánh dấu đơn đã thanh toán.
- Công nợ: báo cáo doanh thu, đơn hàng, công nợ và nhắc nợ tự động.
- Khách hàng: hồ sơ và lịch sử đơn của từng khách.
- Tin nhắn: gom chat Zalo OA và Zalo cá nhân về một màn hình; chatbot AI tư vấn, báo giá cho khách kể cả ngoài giờ.
- Nhiều nhân viên: phân quyền theo người, kèm thông báo tức thời khi có đơn mới, tin nhắn mới hay tiền vào.
Giá từ 200.000đ/tháng cho gói Cơ bản; chatbot AI có từ gói Phổ biến. Chi tiết từng gói ở bảng giá. Anh/chị có thể dùng thử miễn phí 1 tháng, không cần thẻ thanh toán, hoặc gọi/Zalo 0938 237 009 để được hướng dẫn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng Google Sheets thay Excel không?
Nên, nếu xưởng có từ hai người cùng nhập đơn. Google Sheets cho nhiều người sửa cùng lúc và có lịch sử phiên bản, nên đỡ cảnh ghi đè. Các công thức trong bài dùng được tương tự. Tuy vậy, việc khớp tiền chuyển khoản và chép đơn từ Zalo vẫn phải làm tay.
Xưởng mới mở, vài đơn mỗi ngày có cần phần mềm không?
Chưa bắt buộc. Một file Excel làm cẩn thận như trên là đủ. Nên chuyển khi bắt đầu có thêm người nhận đơn hoặc thấy mất nhiều thời gian dò tiền, tìm lại tin nhắn.
Mã đơn có nên tạo tự động bằng công thức không?
Không nên dùng công thức dựa theo số dòng, vì khi sắp xếp hoặc xóa dòng thì mã đơn sẽ đổi theo. Gõ mã theo dãy tăng dần và không bao giờ dùng lại mã cũ là an toàn nhất.
Chuyển sang phần mềm thì dữ liệu Excel cũ có mất không?
Không. File Excel vẫn nằm nguyên trên máy của anh/chị. Nhiều xưởng chọn nhập đơn mới vào phần mềm và giữ file cũ để tra cứu, sau đó chuyển dần thông tin khách quen.