Đối soát chuyển khoản theo mã đơn: cách để tiền tự khớp đơn
Đối soát chuyển khoản theo mã đơn là cách xưởng yêu cầu khách ghi mã đơn hàng vào nội dung chuyển khoản, để mỗi khoản tiền về tài khoản biết ngay là trả cho đơn nào. Làm đúng cách này thì không còn cảnh mở app ngân hàng dò từng dòng, hay nhắn hỏi lại khách “anh chuyển cho đơn nào ạ?”.
Bài này viết từ góc nhìn đội làm ill.vn. Phần mềm ra đời từ một xưởng in ở TP.HCM, nên các tình huống dưới đây là chuyện anh em trong xưởng gặp hằng ngày. Anh/chị muốn xem cách làm tự động thì có thể dùng thử miễn phí hoặc nhắn Zalo 0938 237 009 để được hướng dẫn.
Đối soát chuyển khoản là gì?
Đối soát chuyển khoản là việc đối chiếu từng giao dịch tiền vào tài khoản ngân hàng với đơn hàng tương ứng, để biết đơn nào đã thanh toán, thanh toán đủ hay còn thiếu. Ở xưởng in, việc này thường do kế toán hoặc chủ xưởng làm, dựa vào 3 thông tin trên giao dịch: số tiền, tên người chuyển và nội dung chuyển khoản.
Trong 3 thông tin đó, chỉ có nội dung chuyển khoản là xưởng “điều khiển” được. Số tiền thì nhiều đơn trùng nhau, tên người chuyển thì hay là tài khoản cá nhân của nhân viên bên khách, không phải tên công ty đã đặt in. Vì vậy cách chắc nhất là bắt đầu từ nội dung chuyển khoản.
Vì sao xưởng in hay rối khi đối soát tiền?
Vì tiền về không theo một khuôn nào cả. Đọc lại tin nhắn Zalo của khách ở xưởng in, những câu như thế này gặp hoài:
- “Chị mới chuyển khoản, em kiểm tra giúp chị” — nhưng không nói chuyển bao nhiêu, cho đơn nào.
- “Em thanh toán từ tài khoản cá nhân có cần ghi nội dung gì không ạ?” — người chuyển khác người đặt đơn.
- “Giờ em chuyển phần còn lại hả?” — một đơn thanh toán nhiều lần: cọc trước, trả nốt khi nhận hàng.
- “Kế toán kiểm tra được chưa em?” — khách chờ xác nhận tiền để xưởng chạy máy hoặc giao hàng.
Mỗi câu như vậy là một lần nhân viên phải mở app ngân hàng, kéo sao kê, đoán xem khoản nào khớp. Ngày ít đơn thì không sao. Ngày nhiều đơn, nhiều khoản cùng số tiền, rất dễ ghi nhầm đơn A thành đã trả trong khi người trả là khách B. Hậu quả là giao hàng cho đơn chưa thanh toán, hoặc nhắc nợ nhầm khách đã trả, rất mất uy tín.
Cách ghi nội dung chuyển khoản để đối soát nhanh
Quy tắc chỉ có một: nội dung chuyển khoản phải có mã đơn hàng. Phần còn lại là làm sao cho khách dễ ghi đúng.
Đặt mã đơn ngắn, dễ gõ
Mã đơn nên gồm chữ và số, không dấu, không khoảng trắng lung tung. Ví dụ dạng I1-00088 hay DH1042. Tránh mã quá dài hoặc có ký tự đặc biệt, vì một số app ngân hàng tự bỏ dấu, tự cắt bớt nội dung, khách gõ tay dễ sai.
Gửi sẵn nội dung mẫu cho khách
Đừng chỉ gửi số tài khoản. Mỗi lần gửi phiếu xác nhận đơn hoặc báo giá đã chốt, gửi kèm luôn câu nhắc, ví dụ:
“Dạ em gửi anh phiếu xác nhận đơn hàng I1-00088. Khi chuyển khoản, anh nhớ ghi mã đơn I1-00088 vào nội dung thanh toán giúp em để đơn được xử lý nhanh hơn ạ.”
Khách chỉ cần sao chép mã là xong. Với khách công ty chuyển qua kế toán, câu nhắc này còn giúp kế toán bên khách biết phải ghi gì.
Một lần chuyển nên trả cho một đơn
Khi khách trả gộp nhiều đơn, nhờ khách ghi đủ các mã đơn, hoặc gửi kèm danh sách đơn đang thanh toán. Với khách sỉ thanh toán theo tháng, nên đối chiếu bảng kê trước rồi mới nhận tiền, chi tiết trong bài quản lý công nợ khách hàng cho xưởng in.
Đối soát thủ công và đối soát tự động khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Đối soát thủ công (app ngân hàng + sổ/Excel) | Đối soát tự động theo mã đơn |
|---|---|---|
| Ai làm | Kế toán hoặc chủ xưởng tự dò sao kê | Hệ thống tự nhận diện giao dịch có mã đơn |
| Khi nào biết tiền đã về | Khi có người rảnh để kiểm tra | Gần như ngay khi tiền vào tài khoản |
| Cập nhật trạng thái đơn | Nhân viên tự sửa tay trên sổ hoặc Excel | Đơn tự chuyển sang “đã thanh toán” |
| Nhiều đơn trùng số tiền | Dễ ghi nhầm đơn | Khớp theo mã đơn, không dựa vào số tiền |
| Xác nhận cho khách | Nhắn tay từng người | Xem trạng thái đơn là trả lời khách được ngay |
| Phụ thuộc người | Người phụ trách nghỉ là việc dồn lại | Ai trong xưởng cũng xem được trạng thái đơn |
Đối soát thủ công vẫn chạy được khi xưởng mới có vài đơn chuyển khoản mỗi ngày. Khi số đơn tăng, hoặc xưởng có nhiều nhân viên cùng nhận đơn, thì thời gian dò sao kê và số lần ghi nhầm cũng tăng theo.
Quy trình đối soát theo mã đơn ở xưởng in
Dù làm tay hay dùng phần mềm, nên giữ đúng thứ tự 5 bước này:
- Tạo đơn và cấp mã đơn ngay khi chốt: mỗi đơn có giá trị cuối cùng rõ ràng (đã cộng phát sinh, trừ giảm giá).
- Gửi phiếu xác nhận đơn kèm số tài khoản và nội dung chuyển khoản có mã đơn.
- Khi tiền về, khớp giao dịch với đơn theo mã đơn: ghi lại ngày, số tiền, tài khoản nhận.
- So số tiền với giá trị đơn: đủ thì đơn “đã thanh toán”; thiếu thì ghi phần còn nợ; dư thì ghi chú để trừ đơn sau hoặc hoàn lại.
- Báo lại khách: một câu ngắn có tên khách, số tiền và mã đơn, ví dụ “Em xác nhận đã nhận số tiền 1.000.000đ của đơn hàng I1-00103”.
Bước 5 tưởng nhỏ nhưng rất quan trọng: khách nhận được xác nhận thì không nhắn hỏi lại, và nếu có sai sót thì phát hiện ngay trong ngày.
Khách quên ghi mã đơn thì xử lý sao?
Chuyện này vẫn xảy ra, kể cả khi đã nhắc. Cách xử lý gọn nhất:
- Đối chiếu theo số tiền, tên người chuyển và thời gian với các đơn đang chờ thanh toán.
- Nhắn hỏi lại khách cho chắc trước khi ghi nhận, đặc biệt khi có từ hai đơn cùng số tiền.
- Ghi chú vào đơn là khoản tiền này được ghép tay, để cuối tháng đối chiếu không bị lệch.
- Lần sau gửi lại câu nhắc có mã đơn, khách quen sẽ dần nhớ.
ill.vn đối soát chuyển khoản tự động thế nào?
Trong ill.vn, tính năng đối soát tiền tự động làm thay phần dò sao kê: khách chuyển khoản ghi đúng mã đơn, hệ thống tự nhận diện giao dịch, khớp với đơn tương ứng và cập nhật trạng thái đơn thành “đã thanh toán”, không cần nhân viên nhập tay.
- Mỗi đơn trong phần quản lý đơn hàng có trạng thái thanh toán rõ ràng, nhìn là biết đơn nào đã trả đủ, đơn nào còn nợ để quyết định giao hàng.
- Giảm sai sót khi xưởng có nhiều đơn trong ngày, nhiều đơn trùng số tiền.
- Đối soát tiền tự động có trong tất cả các gói, kể cả gói Cơ bản. Giá từng gói anh/chị xem tại trang Bảng giá.
Đây là một phần trong bộ phần mềm quản lý xưởng in của ill.vn, cùng với quản lý đơn hàng, tính giá in và chatbot Zalo. Xưởng đang ghi đơn bằng Excel có thể đọc thêm bài file quản lý đơn hàng bằng Excel cho xưởng in để xem cách nối cột thu tiền với mã đơn trước khi chuyển sang phần mềm.
Câu hỏi thường gặp
Nội dung chuyển khoản nên ghi gì để xưởng đối soát nhanh?
Ghi mã đơn hàng xưởng đã gửi, có thể thêm tên ngắn của khách. Ví dụ: “I1-00088 Cong ty ABC”. Không cần ghi dài, quan trọng là có đúng mã đơn.
Khách chuyển khoản từ tài khoản cá nhân thay vì tài khoản công ty có sao không?
Không sao, miễn nội dung có mã đơn. Đối soát theo mã đơn không phụ thuộc tên người chuyển, nên tiền từ tài khoản nào cũng khớp đúng đơn.
Một đơn thanh toán nhiều lần (cọc trước, trả sau) thì đối soát thế nào?
Mỗi lần chuyển đều ghi cùng một mã đơn. Xưởng cộng các lần đã thu và so với giá trị đơn: còn thiếu thì đơn vẫn ở trạng thái còn nợ, đủ thì chuyển sang đã thanh toán.
Đối soát tự động có cần khách cài thêm ứng dụng gì không?
Không. Khách vẫn chuyển khoản bằng app ngân hàng quen thuộc, chỉ cần ghi đúng mã đơn trong nội dung. Phần nhận diện và khớp đơn do hệ thống phía xưởng làm.
Xưởng nhỏ, ít đơn có cần đối soát tự động không?
Chưa bắt buộc. Nhưng thói quen ghi mã đơn trong nội dung chuyển khoản nên làm ngay từ bây giờ, vì nó giúp đối soát tay nhanh hơn và sau này chuyển sang tự động không phải dạy lại khách.
Thử đối soát chuyển khoản tự động cho xưởng của anh/chị
Anh/chị có thể dùng thử miễn phí 1 tháng, không cần thẻ thanh toán, để xem tiền chuyển khoản tự khớp đơn như thế nào với chính đơn hàng của xưởng mình. Cần tư vấn trước thì nhắn Zalo 0938 237 009, đội ill.vn hướng dẫn từng bước.