Phần mềm quản lý xưởng in cần những tính năng gì?
Một phần mềm quản lý xưởng in cần làm tốt 4 việc trước tiên: quản lý đơn hàng theo trạng thái, tính giá theo quy cách in (khổ giấy, loại giấy, số lượng, gia công), biết ngay đơn nào khách đã chuyển khoản, và theo dõi công nợ. Kho, vật tư hay lập kế hoạch sản xuất chi tiết là phần nên có khi xưởng đã lớn, nhưng không phải chỗ xưởng nhỏ “mất tiền” hằng ngày.
Bài này viết từ góc nhìn của đội làm ill.vn. Phần mềm ra đời từ chính một xưởng in ở TP.HCM, nên danh sách dưới đây là những việc anh em trong xưởng thật sự làm mỗi ngày, không phải danh sách tính năng chép từ sách ERP.
Vì sao xưởng in khó quản lý hơn một cửa hàng bán lẻ?
Câu trả lời ngắn: vì xưởng in bán theo đơn, không bán theo mã hàng có sẵn giá. Mỗi đơn là một quy cách riêng, nên các phần mềm bán hàng bán lẻ thường không theo kịp.
- Giá không cố định. Cùng là tờ rơi, nhưng đổi khổ, đổi giấy, thêm cán màng hay đổi số lượng là giá đổi. Báo giá phải tính lại cho từng khách.
- Đơn đi qua nhiều bước. Nhận yêu cầu, báo giá, chốt file, in, gia công, giao hàng. Đơn nào đang kẹt ở đâu, nếu chỉ nhớ trong đầu thì rất dễ trễ hẹn.
- Thu tiền nhiều đợt. Khách cọc trước, trả phần còn lại khi nhận hàng, hoặc khách quen gom cuối tháng mới trả. Tiền chủ yếu đến qua chuyển khoản.
- Khách nhắn ở nhiều nơi. Zalo cá nhân của chủ xưởng, Zalo của nhân viên, Zalo OA (tài khoản Zalo chính thức của doanh nghiệp). Tin nhắn hỏi giá nằm rải rác, chìm giữa các cuộc chat khác.
Vì vậy khi chọn phần mềm, anh/chị nên bắt đầu từ chính những chỗ này, thay vì từ một danh sách tính năng thật dài.
10 tính năng phần mềm quản lý xưởng in nên có
Nếu chỉ có thời gian kiểm tra nhanh khi dùng thử, anh/chị có thể dùng phiếu dưới đây. Mỗi tính năng phía sau có giải thích vì sao nó quan trọng với xưởng in.
1. Quản lý đơn hàng theo trạng thái
Đây là xương sống. Mỗi đơn cần có mã riêng, thông tin khách, quy cách in, giá, hạn giao và trạng thái (mới, đang thiết kế, đang in, đang gia công, đã giao). Chỉ cần mở danh sách là biết hôm nay phải giao những đơn nào, đơn nào đang chậm. Xem thêm cách ill.vn tổ chức phần này ở trang quản lý đơn hàng.
2. Tính giá in theo khổ giấy, loại giấy, số lượng
Đây là tính năng đặc thù nhất của nghề in và cũng là chỗ phần mềm chung hay bỏ qua. Phần mềm tốt cho phép nhập khổ thành phẩm, loại giấy và định lượng, số lượng, kiểu in và gia công (bế, cán màng, ép kim…), rồi tự tính ra giá. Cách tính nên dựa trên công thức của chính xưởng: tiền giấy, tiền in, tiền gia công cộng lại, có tính cách bình trang trên tờ giấy lớn để đỡ hao giấy.
Lợi ích rất rõ: nhân viên mới cũng báo giá được, và hai người báo cùng một quy cách sẽ ra cùng một giá.
3. Báo giá nhanh qua Zalo, kể cả ngoài giờ
Khách in ấn hay hỏi giá buổi tối hoặc cuối tuần. Ai trả lời trước thường giữ được khách. Một chatbot gắn với công thức tính giá có thể trả lời câu hỏi giá ngay trên Zalo khi xưởng đã nghỉ, rồi để lại cuộc chat cho nhân viên tiếp tục sáng hôm sau.
4. Gom tin nhắn nhiều kênh về một chỗ
Khi Zalo OA và Zalo cá nhân cùng hiện trên một màn hình, không ai phải cầm nhiều điện thoại để trực tin nhắn. Nhân viên nghỉ việc thì lịch sử trò chuyện với khách vẫn còn ở xưởng.
5. Đối soát chuyển khoản tự động
Đối soát là việc so tiền vào tài khoản với đơn hàng để biết đơn nào đã trả. Làm tay nghĩa là mở app ngân hàng, dò từng dòng sao kê, rồi đánh dấu đơn. Khi có phần mềm, khách chuyển khoản ghi đúng mã đơn trong nội dung, hệ thống tự nhận diện và đánh dấu đơn đó đã thanh toán. Chi tiết cách hoạt động ở trang đối soát tiền tự động.
6. Công nợ và nhắc nợ
Khách quen trả cuối tháng là chuyện bình thường ở xưởng in. Phần mềm cần cho biết khách nào đang nợ bao nhiêu, nợ từ đơn nào, và nhắc khi đến hạn. Có nhắc tự động thì chủ xưởng không phải tự mở lời đòi tiền.
7. Hồ sơ khách hàng và lịch sử đơn
Khách đặt lại mẫu cũ là chuyện rất thường gặp. Khi mở hồ sơ khách mà thấy ngay các đơn trước, quy cách, giá đã báo, việc nhận đơn lặp lại chỉ mất vài phút.
8. Báo cáo doanh thu, đơn hàng, công nợ
Không cần báo cáo phức tạp. Chủ xưởng nhỏ thường chỉ cần trả lời được ba câu: tháng này thu được bao nhiêu, bao nhiêu đơn, và khách còn nợ bao nhiêu.
9. Thông báo tức thời
Có đơn mới, có tin nhắn mới, có tiền vào: người phụ trách được báo ngay. Nhờ vậy không phải mở phần mềm liên tục để canh.
10. Phân quyền nhân viên
Nhân viên bán hàng xem và tạo đơn, kế toán xem tiền và công nợ, thợ in chỉ cần biết đơn cần in. Phân quyền giúp mỗi người thấy đúng phần việc của mình và hạn chế lộ thông tin giá, doanh thu.
Làm tay và dùng phần mềm khác nhau ở đâu?
Khác biệt lớn nhất nằm ở các việc lặp lại mỗi ngày: báo giá, kiểm tra tiền, trực tin nhắn và nhắc nợ. Đó là những việc không tạo ra sản phẩm nhưng chiếm nhiều giờ của chủ xưởng.
Excel vẫn dùng tốt khi xưởng mới có vài đơn mỗi ngày và chỉ một người làm. Khi bắt đầu có nhân viên cùng nhận đơn, hoặc anh/chị thấy mình mất thời gian dò sao kê và tìm lại tin nhắn cũ, đó là lúc nên thử phần mềm.
Những tính năng chưa cần ngay với xưởng nhỏ
Không phải tính năng nào cũng cần có từ ngày đầu. Nhiều phần mềm quản lý sản xuất (thường gọi là ERP) mạnh về lập kế hoạch sản xuất, định mức vật tư nhiều cấp, quản lý nhiều kho, chấm công. Những phần này hữu ích cho nhà máy in lớn có nhiều dây chuyền.
Với xưởng vài máy, vài nhân viên, anh/chị nên ưu tiên phần gần với dòng tiền và khách hàng trước: đơn, báo giá, thu tiền, công nợ. Phần mềm càng nhiều mô-đun thì càng mất thời gian cài đặt và tập cho nhân viên, nên chọn gọn mà dùng được mỗi ngày sẽ tốt hơn chọn đủ mà không ai dùng.
Một đơn hàng đi qua phần mềm như thế nào?
Khi các tính năng trên nối với nhau, một đơn hàng sẽ đi trọn từ lúc khách hỏi giá đến lúc giao mà không cần chép tay sang sổ hay file khác.
- Khách hỏi giá qua Zalo. Tin nhắn về chung một màn hình, ai rảnh thì nhận.
- Tính giá và báo giá. Nhập quy cách, giá ra theo công thức đã cài sẵn. Ngoài giờ, chatbot trả lời thay.
- Lên đơn và theo dõi sản xuất. Đơn có mã riêng, trạng thái cập nhật theo từng bước.
- Khách chuyển khoản theo mã đơn. Nội dung chuyển khoản ghi mã đơn để hệ thống nhận ra.
- Tự đối soát và giao hàng. Đơn tự chuyển sang đã thanh toán, phần còn nợ (nếu có) được ghi vào công nợ để nhắc sau.
5 câu hỏi nên tự trả lời khi dùng thử phần mềm
Cách chọn nhanh nhất là lấy vài đơn thật của tuần trước và chạy thử trên phần mềm. Trong lúc thử, hãy tự hỏi:
- Tôi có báo giá được một đơn quen thuộc trong vòng một phút không, và giá ra có khớp cách tôi vẫn tính?
- Khi khách chuyển khoản, tôi có biết đơn nào đã trả mà không cần mở app ngân hàng không?
- Nhân viên mới có tự tạo đơn được sau một buổi hướng dẫn không?
- Tôi có xem được trên điện thoại khi đang ở ngoài xưởng không?
- Chi phí hằng tháng có rõ ràng, và khi ngưng dùng thì dữ liệu ra sao?
ill.vn làm được gì cho xưởng in?
ill.vn được làm cho đúng nhóm việc ở trên. Phần mềm có quản lý đơn hàng, tính giá in ấn tự động cho 11 loại sản phẩm in, đối soát tiền tự động theo mã đơn, chatbot AI tư vấn và báo giá qua Zalo OA lẫn Zalo cá nhân, gom chat về một màn hình, quản lý khách hàng, báo cáo doanh thu và công nợ, thông báo tức thời, nhắc nợ tự động và phân quyền nhân viên. Tính năng AI hỗ trợ chốt đơn ngay trong cuộc chat hiện đang thử nghiệm.
Anh/chị có thể xem đầy đủ ở trang tính năng. Gói Cơ bản từ 200.000đ/tháng, các gói khác xem tại bảng giá. Xưởng mới có thể dùng thử miễn phí 1 tháng, không cần thẻ thanh toán. Cần hỏi thêm, gọi hoặc nhắn Zalo 0938 237 009.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý xưởng in khác phần mềm bán hàng thông thường ở điểm nào?
Phần mềm bán hàng thông thường quản lý theo mã hàng có giá cố định và tồn kho. Phần mềm cho xưởng in quản lý theo đơn, mỗi đơn có quy cách riêng, nên cần tính giá theo khổ, giấy, số lượng và theo dõi đơn qua nhiều bước sản xuất.
Xưởng nhỏ vài nhân viên có cần phần mềm không?
Nếu mỗi ngày anh/chị vẫn phải dò sao kê, tìm lại tin nhắn báo giá cũ hoặc quên nhắc nợ khách, thì phần mềm đã có ích. Xưởng nhỏ nên chọn phần mềm gọn, tập trung vào đơn hàng, báo giá và thu tiền.
Đối soát chuyển khoản tự động hoạt động thế nào?
Mỗi đơn có một mã. Khách chuyển khoản ghi mã đó trong nội dung, hệ thống đọc giao dịch tiền vào, khớp với đơn và tự đánh dấu đơn đã thanh toán. Nếu khách ghi sai nội dung, xưởng vẫn đối chiếu và xác nhận thủ công như bình thường.
Có nên chọn phần mềm nhiều tính năng nhất không?
Không hẳn. Tính năng nhiều mà nhân viên không dùng thì chỉ thêm chi phí và thời gian tập. Hãy chọn phần mềm giải quyết đúng việc xưởng mất thời gian nhất mỗi ngày, rồi mở rộng dần khi xưởng lớn lên.
Chuyển từ Excel sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?
Dữ liệu trong file Excel vẫn còn nguyên. Cách làm an toàn là bắt đầu nhập đơn mới vào phần mềm, giữ file cũ để tra cứu, rồi chuyển dần danh sách khách quen. Khi hết thời gian dùng thử, nâng cấp gói thì dữ liệu đã nhập vẫn được giữ.