Quản lý công nợ khách hàng cho xưởng in: cách thu đủ, không dây dưa
Quản lý công nợ khách hàng ở xưởng in gói gọn trong 4 việc: thỏa thuận cọc và hạn thanh toán ngay từ lúc nhận đơn, ghi nợ theo từng đơn chứ không ghi chung một con số, nhắc nợ đúng hạn, và đối chiếu với khách định kỳ. Làm đủ 4 việc này thì cuối tháng không còn cảnh ngồi lục sổ, lục tin nhắn để hỏi “khách này còn nợ bao nhiêu?”.
Bài này viết từ góc nhìn đội làm ill.vn. Phần mềm ra đời từ một xưởng in ở TP.HCM, nên những gì dưới đây là cách anh em trong nghề vẫn làm để thu tiền đủ mà không mất lòng khách quen.
Vì sao công nợ ở xưởng in dễ rối hơn cửa hàng bán lẻ?
Vì hàng in làm theo yêu cầu riêng của từng khách, khách không lấy thì xưởng cũng không bán lại cho ai được. Cửa hàng bán lẻ thu tiền rồi mới giao hàng có sẵn. Xưởng in thì đã bỏ tiền giấy, kẽm, công in ra trước, rồi mới thu tiền.
Thêm vào đó là những thói quen rất riêng của nghề:
- Khách quen, khách sỉ, công ty thiết kế thường lấy hàng trước, cuối tháng mới thanh toán gộp nhiều đơn.
- Một đơn trả nhiều lần: cọc một phần lúc đặt, phần còn lại khi nhận hàng hoặc sau khi khách nhận đủ hóa đơn.
- Đơn bị sửa giữa chừng: thêm số lượng, đổi giấy, in lại vì lỗi file, làm giá trị đơn thay đổi so với lúc báo.
- Tiền vào nhiều nơi: chuyển khoản vào tài khoản công ty, tài khoản cá nhân chủ xưởng, tiền mặt cho người giao hàng.
Chỉ cần ghi sót một khoản là cuối tháng số nợ của xưởng và số khách nghĩ mình còn nợ đã lệch nhau, mỗi bên nói một kiểu.
Nên thỏa thuận cọc và hạn thanh toán thế nào?
Nói rõ ngay lúc chốt đơn, và ghi lại. Quy định càng rõ từ đầu thì sau này càng ít phải đòi.
| Loại khách | Cách thường áp dụng |
|---|---|
| Khách mới, khách lẻ | Cọc trước một phần trước khi in, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng |
| Khách quen, đặt đều | Có thể giao trước, thanh toán theo từng đơn trong vài ngày sau khi nhận |
| Khách sỉ, công ty, đại lý | Gộp đơn trong tháng, đối chiếu và thanh toán theo kỳ, có giới hạn số tiền được nợ |
| Đơn đặc biệt (bế khuôn riêng, giấy đặt riêng) | Cọc cao hơn hoặc thanh toán đủ phần vật tư trước, vì xưởng phải bỏ chi phí riêng cho đơn đó |
Mức cọc và số ngày được nợ là chính sách riêng của từng xưởng. Điều quan trọng là cả xưởng áp dụng giống nhau, không phải mỗi nhân viên cho khách nợ theo cảm tính.
Một mẹo nhỏ: với khách sỉ, hãy đặt hạn mức nợ, tức số tiền tối đa khách được nợ cùng lúc. Vượt hạn mức thì đơn mới phải thanh toán bớt nợ cũ trước khi in. Cách này giúp xưởng không bị một khách “ôm” quá nhiều vốn.
Ghi công nợ theo từng đơn hay theo từng khách?
Theo từng đơn, rồi mới cộng lên theo khách. Ghi chung kiểu “anh A nợ 12 triệu” thì đến lúc khách hỏi “12 triệu là những đơn nào?” xưởng không trả lời được.
Mỗi đơn nên có tối thiểu các thông tin:
- Mã đơn, ngày đặt, ngày giao
- Giá trị đơn sau cùng (đã cộng phát sinh, trừ giảm giá nếu có)
- Các lần đã thu: ngày, số tiền, thu bằng gì (chuyển khoản tài khoản nào, tiền mặt ai nhận)
- Số còn nợ và hạn thanh toán
Khi khách chuyển khoản, nên yêu cầu ghi mã đơn trong nội dung chuyển khoản. Nhờ vậy xưởng biết ngay tiền đó trả cho đơn nào, không phải đoán. Nếu xưởng đang dùng Excel, bài file quản lý đơn hàng bằng Excel cho xưởng in có mẫu sheet Thu tiền, công nợ nối với sheet Đơn hàng bằng mã đơn.
Theo dõi nợ quá hạn thế nào cho khỏi sót?
Chia nợ theo số ngày đã quá hạn, gọi là “tuổi nợ”. Nhìn danh sách tuổi nợ là biết ngay khoản nào cần nhắc trước.
- Chưa tới hạn: chưa cần làm gì, chỉ theo dõi.
- Quá hạn ít ngày: nhắc nhẹ nhàng qua Zalo, gửi kèm danh sách đơn.
- Quá hạn lâu: chủ xưởng gọi trực tiếp, tạm dừng nhận đơn mới cho đến khi thanh toán bớt.
Mốc bao nhiêu ngày là “lâu” tùy xưởng đặt. Cái cần là có người xem danh sách này mỗi tuần, không để dồn đến cuối tháng.
Nhắc nợ sao cho không mất lòng khách quen?
Nhắc đúng hạn, nhắc bằng số liệu cụ thể, và nhắc như một việc bình thường. Khách quen thường không cố tình nợ, họ chỉ quên. Nhắc càng sớm càng nhẹ nhàng, để lâu mới nhắc thì cả hai bên đều ngại.
- Gửi danh sách đơn còn nợ: mã đơn, ngày giao, số tiền. Khách dễ đối chiếu, khỏi hỏi lại.
- Kèm sẵn số tài khoản và nội dung chuyển khoản mẫu có mã đơn.
- Giọng thông báo, không trách móc. Ví dụ: “Dạ em gửi anh danh sách 3 đơn tháng này chưa thanh toán để anh tiện đối chiếu ạ.”
- Nhắc một người thống nhất phụ trách, tránh nhiều nhân viên cùng nhắn một khách.
Đối chiếu công nợ với khách sỉ cuối kỳ làm sao cho nhanh?
Gửi bảng kê theo từng đơn trong kỳ, có số đầu kỳ, phát sinh, đã thu và số cuối kỳ. Khách kiểm tra từng dòng, xác nhận xong mới chuyển tiền.
- Số nợ đầu kỳ: nợ còn lại từ kỳ trước.
- Phát sinh trong kỳ: danh sách đơn đã giao, ngày giao, giá trị.
- Đã thanh toán trong kỳ: từng lần thu, ngày, số tiền.
- Số nợ cuối kỳ = đầu kỳ + phát sinh − đã thu.
Nếu ghi nợ theo từng đơn ngay từ đầu, bảng kê này chỉ là lọc dữ liệu theo khách và theo tháng. Nếu ghi chung chung, đây sẽ là việc tốn cả buổi.
Những lỗi hay gặp khi quản lý công nợ bằng sổ tay hoặc Excel
- Thu tiền mà quên ghi, nhất là tiền mặt người giao hàng thu hộ. Khách đã trả, xưởng vẫn nhắc, rất mất uy tín.
- Đơn sửa giá nhưng không cập nhật số nợ, cuối kỳ lệch với khách.
- Không biết tiền chuyển khoản là của đơn nào khi khách ghi nội dung chung chung hoặc nhiều đơn cùng số tiền.
- Thông tin nợ chỉ nằm trong đầu một người. Người đó nghỉ là xưởng không biết ai còn nợ.
- Để dồn đến cuối tháng mới xem, lúc đó khoản quá hạn đã thành khó đòi.
ill.vn hỗ trợ xưởng quản lý công nợ thế nào?
Trong ill.vn, công nợ được theo dõi theo đúng trạng thái thanh toán của từng đơn, nên không phải ghi tay thêm một sổ nợ riêng.
- Đối soát tiền tự động: khách chuyển khoản ghi đúng mã đơn, hệ thống tự khớp giao dịch với đơn và chuyển đơn sang “đã thanh toán”. Biết ngay đơn nào còn nợ để quyết định có giao hàng hay chưa.
- Nhắc nợ: tự theo dõi các đơn còn nợ và chủ động nhắc khách, không cần nhân viên tự nhớ, tự nhắn từng người.
- Báo cáo công nợ theo ngày, tháng ngay trên hệ thống, biết ai đang nợ, nợ bao nhiêu.
- Hồ sơ khách hàng lưu toàn bộ lịch sử đơn của từng khách, nhân viên nào cũng xem được.
Tính năng nhắc nợ áp dụng theo gói, anh/chị xem chi tiết tại trang Bảng giá. Toàn bộ nằm trong bộ phần mềm quản lý xưởng in của ill.vn. Anh/chị có thể dùng thử miễn phí 1 tháng hoặc xem thêm tại trang chủ ill.vn.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng in có nên cho khách nợ không?
Có thể, với khách quen và khách sỉ đặt đều, nhưng nên có hạn thanh toán và hạn mức nợ rõ ràng. Với khách mới, nên thu cọc trước khi in vì hàng in theo yêu cầu không bán lại được.
Tuổi nợ là gì?
Tuổi nợ là số ngày một khoản nợ đã quá hạn thanh toán. Chia nợ theo tuổi giúp xưởng biết khoản nào cần nhắc gấp, khoản nào chỉ cần theo dõi.
Khách chuyển khoản không ghi mã đơn thì xử lý sao?
Đối chiếu theo tên người chuyển, số tiền và thời gian, rồi nhắn hỏi lại khách cho chắc. Lâu dài nên gửi kèm nội dung chuyển khoản mẫu có mã đơn mỗi lần báo giá hoặc giao hàng.
Bao lâu nên đối chiếu công nợ với khách sỉ một lần?
Phổ biến nhất là mỗi tháng một lần, theo kỳ thanh toán đã thỏa thuận. Khách có nhiều đơn giá trị lớn có thể đối chiếu theo tuần hoặc nửa tháng.
Có cần phần mềm kế toán để quản lý công nợ không?
Không bắt buộc. Xưởng nhỏ chỉ cần công cụ ghi nợ theo từng đơn, khớp được tiền thu và nhắc nợ đúng hạn. Phần mềm kế toán đầy đủ cần khi xưởng phải làm sổ sách thuế chi tiết.